Firme digitali e consensi
Il sistema di firme digitali di Vetincloud permette ai clienti di sottoscrivere documenti, moduli e consensi direttamente online o in ambulatorio tramite tablet, eliminando la necessità di stampare e archiviare documenti cartacei.
Panoramica
Il sistema supporta due modalità di firma:
- Firma digitale - Il cliente disegna la propria firma su un dispositivo (smartphone, tablet, PC)
- Firma cartacea - Registrazione di firme raccolte su documenti stampati
I documenti firmabili includono:
- Moduli di consenso informato
- Consensi privacy e marketing
- Accettazione preventivi
- Moduli personalizzati legati a visite, vaccinazioni o fatture
I consensi registrati tramite firma vengono tracciati automaticamente nell’anagrafica del cliente con data, ora e indirizzo IP.
Configurazione dei moduli
Creare un modulo firmabile
- Vai in Configurazione > Moduli e firme
- Clicca su Crea per creare un nuovo modulo
- Compila i campi:
- Nome - Il nome del modulo (es. “Consenso informato intervento”)
- Applica a - A cosa è collegato il modulo: Cliente, Animale, Scheda clinica, Documento fiscale o Vaccinazione
- Modalità firma - Scegli tra firma disegnata o checkbox di accettazione
Aggiungere campi firma al template
Per inserire i campi firma nel template, usa gli strumenti sulla destra del campo di testo. Nel blocco Firme trovi le voci disponibili: cliccandole vengono inserite automaticamente nel template.
Richiedere una firma
Nella scheda cliente, animale o documento trovi la sezione Firme. Per richiedere una firma:
- Clicca su Nuova richiesta firma
- Seleziona il modulo da far firmare
- Scegli come procedere:
Firma digitale:
- Invia email - Invia il link per firma via email
- Invia messaggio - Invia il link via SMS o WhatsApp
- Apri schermata firma - Apre direttamente la pagina per la firma sul dispositivo corrente (utile se stai usando un tablet)
- Crea richiesta firma - Crea la richiesta senza aprirla (utile se hai un tablet dedicato aperto sulla schermata firma in modalità tablet)
Firma su carta:
- Stampa PDF - Genera il PDF da far firmare su carta
- Registra acquisizione - Registra una firma già raccolta su carta
Gestione richieste di firma
Nella sezione Firme trovi tutte le richieste con il relativo stato (in attesa, firmato, scaduto, annullato). Cliccando su una richiesta firmata puoi scaricare il PDF con la firma.
Accettazione preventivi
Puoi configurare un modulo per accettare automaticamente i preventivi:
- Crea un modulo di tipo Fattura (che include i preventivi)
- Nelle opzioni del modulo, attiva Accetta preventivo alla firma
- Quando il cliente firma, il preventivo viene automaticamente marcato come accettato
Template messaggi
Puoi configurare un template di messaggio predefinito per le richieste di firma in Configurazione > Template messaggi. Usa la variabile {{ sign_url }} per inserire automaticamente il link di firma.
Esempio di template:
Gentile {{ customer.name }},
la invitiamo a firmare il documento al seguente link:
{{ sign_url }}
Cordiali saluti