Configurazione dei promemoria
Vetincloud ti consente di generare e inviare messaggi di avviso automatici ai tuoi clienti per varie attività cliniche. Una volta configurati i promemoria, vengono programmati e inviati automaticamente quando registri le attività corrispondenti.
Tipologie di promemoria
Puoi creare promemoria automatici per:
- Vaccinazioni: richiami vaccinali programmati
- Appuntamenti: conferme e promemoria appuntamenti
- Controlli: promemoria per visite di controllo
- Follow-up: promemoria per controlli successivi a trattamenti
- Compleanni: auguri per compleanni di clienti o animali
- Creazione cliente: messaggi di benvenuto ai nuovi clienti
Configurazione base
Nella sezione Configurazione > Promemoria puoi creare e gestire i modelli di promemoria. Il form di configurazione è diviso in due sezioni principali: Contenuto e Invio.
Sezione Contenuto
Tipo: seleziona l’evento che attiverà il promemoria tra:
- Vaccinazioni
- Appuntamenti
- Conferma appuntamento
- Controlli
- Follow-up
- Creazione cliente
- Compleanno pet
- Compleanno cliente
Sottotipo: (opzionale) limita il promemoria solo a specifici sottotipi dell’evento selezionato. Ad esempio, per le vaccinazioni puoi selezionare solo alcuni tipi di vaccino.
Nome: un’etichetta per identificare facilmente il modello (uso interno, non viene inviata al cliente)
Oggetto: l’oggetto della email
Testo breve: il messaggio che verrà inviato via SMS (max 160 caratteri consigliati)
Testo esteso: il messaggio che verrà inviato via email (può essere più lungo e dettagliato). Se lasciato vuoto, verrà utilizzato il testo breve anche per le email.
Puoi usare variabili dinamiche nei testi, come {{cliente.nome}}, {{pet.nome}}, {{data}}, {{ora}} per personalizzare i messaggi. Sotto il form trovi l’elenco completo delle variabili disponibili.
Sezione Invio
Abilita: attiva o disattiva l’invio automatico per questo promemoria
Modalità di invio: scegli come inviare il promemoria:
- Email e SMS: invia sia email che SMS al cliente
- SMS se disponibile, altrimenti email: prova a inviare SMS, se il numero non è disponibile invia email
- Email se disponibile, altrimenti SMS: prova a inviare email, se l’indirizzo non è disponibile invia SMS
- SMS: invia solo SMS
- Email: invia solo email
- Manuale/Whatsapp: non invia automaticamente, i promemoria vanno gestiti manualmente (utile per invii tramite WhatsApp)
Se il cliente non ha un numero di telefono o un indirizzo email, il promemoria non verrà inviato su quel canale.
Data/orario di invio relativo a: determina se il promemoria deve essere inviato prima o al momento dell’evento:
- Data evento: il promemoria viene inviato in anticipo rispetto alla data dell’evento
- Orario evento: il promemoria viene inviato al momento dell’evento o dopo
Pianificazione temporale
Modalità “Data evento” (promemoria anticipati)
Quando selezioni “Data evento” nella modalità di invio relativo, configura:
Orario di invio: l’ora del giorno in cui inviare il promemoria (es. 9 per inviare alle 9:00)
Anticipo: quanti giorni prima dell’evento inviare il promemoria
Esempio: un promemoria per un appuntamento del 15 marzo alle 14:00, con anticipo di 1 giorno e orario di invio 9, verrà inviato il 14 marzo alle 9:00.
Modalità “Orario evento” (promemoria al momento o successivi)
Quando selezioni “Orario evento” nella modalità di invio relativo, configura:
Ritardo: minuti dopo l’evento in cui inviare il promemoria (può essere negativo per anticipare)
Esempio: un messaggio di ringraziamento dopo una visita può essere impostato con ritardo di 60 minuti. Un promemoria 30 minuti prima di un appuntamento può essere impostato con ritardo di -30.
I campi Anticipo e Ritardo accettano anche valori negativi, permettendo di invertire il comportamento: un anticipo negativo diventa un ritardo, e viceversa. Questo offre maggiore flessibilità nella configurazione dei promemoria.
Opzioni avanzate
Esclusione weekend
Escludi sabato: se il promemoria cade di sabato, viene anticipato a venerdì
Escludi domenica: se il promemoria cade di domenica, viene anticipato a sabato (o venerdì se anche sabato è escluso)
Invia a referente (se impostato)
Se attivato e il cliente è stato inviato in referenza da un altro veterinario/clinica, il promemoria verrà inviato al veterinario referente invece che al cliente.
Questa opzione è utile quando gestisci pazienti inviati da altri colleghi o cliniche in referenza, permettendo di mantenere informato il veterinario che ha inviato il paziente.
Reindirizza messaggio
Questa sezione permette di sovrascrivere completamente il destinatario del promemoria:
Cellulare: invia a questo numero invece che a quello del cliente (utile per test o per inviare notifiche interne)
Email: invia a questo indirizzo invece che a quello del cliente
Se imposti un destinatario personalizzato, il promemoria verrà sempre inviato a quell’indirizzo/numero, indipendentemente dal cliente associato all’evento.
Gestione dei promemoria programmati
Una volta configurati i modelli, i promemoria vengono creati automaticamente quando:
- Registri una vaccinazione
- Crei un appuntamento
- Inserisci una data di controllo su un referto
- Aggiungi un follow-up
I promemoria programmati sono visibili nella sezione Promemoria, dove puoi:
- Visualizzare tutti i promemoria programmati
- Filtrare per data o periodo
- Modificare il testo o la data di invio di singoli promemoria
- Annullare promemoria non più necessari
- Vedere lo stato di invio (programmato, inviato, fallito)
- Gestire invii manuali tramite WhatsApp, email o SMS (vengono generati link ai rispettivi client)
Se modifichi un’attività (es. sposti un appuntamento), il promemoria associato viene automaticamente riprogrammato. Se un promemoria è già stato inviato, non verrà inviato nuovamente.
Invio tramite WhatsApp
Quando imposti la modalità di invio su Manuale/Whatsapp, i promemoria non vengono inviati automaticamente. Per inviarli tramite WhatsApp:
- Vai nella sezione Promemoria
- Filtra per la data o il periodo che ti interessa
- Apri il promemoria che vuoi inviare
- Clicca su Invio tramite WhatsApp Web: si aprirà WhatsApp Web con il messaggio già pronto
- Invia il messaggio da WhatsApp
- Torna su Vetincloud e clicca su Registra invio WhatsApp per segnare il promemoria come inviato
L’invio WhatsApp non è automatico: Vetincloud genera il link a WhatsApp Web con il messaggio precompilato, ma l’invio effettivo deve essere fatto manualmente dall’utente.